26|05|2023

Novedades en la digitalización en las actuaciones notariales, registrales y societarias

La Ley 11/2023, de 8 de mayo, (la “Ley de Digitalización”), transpone en su Título IV las disposiciones de la Directiva (UE) 2019/1151 que recoge medidas para la digitalización de las actuaciones notariales, registrales y societarias. En este sentido, analizaremos en particular los artículos 34, 36, y 39 de la Ley de Digitalización. La entrada en vigor de estos artículos se producirá progresivamente desde la publicación de la Ley de Digitalización en el BOE, esto es el 9 de mayo de 2023, de acuerdo con las necesidades de adaptación a la normativa desde un punto de vista práctico.

1.MODIFICACIONES DE LA LEY DEL NOTARIADO

La Ley de Digitalización incorpora en su artículo 34 las siguientes modificaciones en la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862 (la “Ley del Notariado”) (estas modificaciones entran en vigor a partir del 9 de noviembre de 2023):

– Creación del protocolo notarial electrónico. Dicho protocolo notarial electrónico será custodiado por el notario titular y éste será el encargado de su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado. Al protocolo notarial electrónico exclusivamente podrá acceder el notario titular mediante unas claves de encriptación. No obstante, cualquier persona, debidamente identificada mediante el sistema electrónico, podrá solicitar al Consejo General del Notariado la identidad del Notario, número de protocolo y fecha de aquellos documentos notariales en los que estuviera interesado.

– Expedición de copias autorizadas electrónicas. Los notarios podrán expedir copias autorizadas mediante su firma electrónica a través de la sede electrónica notarial, que tendrán la misma validez que las copias autorizadas en papel. En consonancia con ello, se eliminará el apartado 7 del artículo 17 bis de la Ley del Notariado, el cual especificaba que únicamente podrán ser usadas las copias electrónicas para la finalidad para la cual fueron solicitadas.

– Otorgamiento de escrituras a través de videoconferencia. Se podrán otorgar los siguientes actos unilaterales y negocios jurídicos:

a) Las pólizas mercantiles.

b) La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.

c) Apoderamientos y revocaciones, salvo poderes generales o preventivos.

d) Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.

e) Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.

f) Los testimonios de legitimación de firmas.

g) Los testamentos otorgados en situación de epidemia declarada, mientras dure la obligación de confinamiento.

h) Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.

i) La conciliación, salvo que el Notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.

j) Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Estos actos se podrán tramitar por videoconferencia mediante la sede electrónica notarial, para lo que cual será necesario que el otorgante ostente un certificado electrónico. No obstante, si el otorgante no dispone de firma electrónica se le podrá dotar una gratuitamente.

Asimismo, además de lo descrito, mediante comparecencia electrónica, el interesado podrá:

a) Aportar los antecedentes necesarios para la autorización de un documento público notarial.

b) Solicitar la expedición de copia simple o autorizada si tienen un interés legítimo.

c) Solicitar que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que el interesado haya podido intervenir, para solicitar al Notario titular del protocolo la expedición de copia simple electrónica.

2. MODIFICACIONES DE LA LEY HIPOTECARIA EN MATERIA REGISTRAL

La Ley de Digitalización introduce en su artículo 36 las modificaciones sobre la Ley Hipotecaria que a continuación se describen (entrarán en vigor a partir del 9 de mayo de 2024):

– Se establece que la publicidad registral, esto es, notas simples informativas o certificaciones, se emitirán siempre en formato y soporte electrónico, sin perjuicio del traslado en papel si fuera necesario.

– La inmatriculación o primera inscripción de una finca se hará en folio real en soporte electrónico. De este modo los asientos registrales de los libros de inscripciones constarán en soporte digital.

– Se dispone la creación de una sede electrónica general y única a nivel nacional, bajo la titularidad y gestión del Colegio de Registradores, mediante la cual las personas puedan acceder a los trámites y servicios registrales disponibles.

– El procedimiento registral ya no será necesario que se inicie por el interesado de forma presencial, sino que también se podrá hacer mediante una presentación telemática acompañada de la dirección postal o electrónica para cada caso y adjunto el documento que se va a presentar.

– La solicitud presencial de inscripción podrá presentarse en cualquier Registro de la Propiedad, Mercantil o de Bienes Muebles. En caso de efectuarse en un Registro distinto al competente, el registrador, a instancia del interesado, remitirá al Registro que corresponda.

– Los documentos sujetos a inscripción podrán ser presentados tanto en soporte papel o electrónico.

3. MODIFICACIONES DE LA LEY DE SOCIEDADES DE CAPITAL

Mediante el artículo 39, la Ley de Digitalización modifica la Ley de Sociedades de Capital, que, si bien estrictamente ya ha entrado en vigor desde el pasado 10 de mayo, en la práctica todavía no resultaría aplicable, pues se requiere la adecuación a nivel técnico de los Registros y del Notariado conforme lo expuesto.

Este artículo 39 introduce como novedad más destacable la constitución de sociedades limitadas en línea, así como otras operaciones inscribibles para el cumplimiento de las obligaciones de las sociedades constituidas bajo este procedimiento.

Esto permitirá que los fundadores puedan constituir la sociedad íntegramente en línea, sin necesidad de comparecer presencialmente ante Notario, únicamente mediante videoconferencia conforme las modificaciones introducidas en el primer apartado de esta nota.

Adicionalmente, en el procedimiento de constitución de Sociedad Limitada (S.L.) en línea, el otorgante podrá emplear en la escritura pública un modelo de constitución con estatutos tipo (todavía a determinar el modelo reglamentariamente). Ello permitirá un trámite mucho más ágil, pues utilizando estos modelos el procedimiento de inscripción se llevará a cabo en el plazo de 6 horas laborables, mientras que de otro modo el plazo sería de 5 días laborales.

No obstante lo anterior, la constitución de S.L. en línea tiene las siguientes limitaciones:

– Solamente estará permitida la constitución de S.L. en línea cuando todas las aportaciones existentes sean dinerarias; y

– Que dichas aportaciones sean efectuadas mediane un instrumento en la UE que permite la identificación de la persona que realizó el pago.

Además, se contemplan legalmente las siguientes excepciones:

a) por razones de interés público y en orden a evitar cualquier falsificación de identidad, el Notario podrá, a los efectos de comprobar la identidad exacta del fundador, requerir la comparecencia física del interesado por una sola vez.

b) del mismo modo dicha comparecencia física podrá ser exigida por el Notario en orden a la completa comprobación de la capacidad del otorgante y, en su caso, sus efectivos poderes de representación.

En caso de concurrir estas excepciones el Notario deberá anexar a la escritura los motivos por los que se ha exigido la presencia de los comparecientes.

Barcelona, a 26 de mayo de 2023

Tornos Abogados